Projectscope: Wat is het en hoe wordt deze bepaald?
Wat is de projectscope?
Dit zijn de overeengekomen doelen van alle belanghebbenden van wat het project moet opleveren om als een succes te worden beschouwd.
Zonder overeenstemming onder de belanghebbenden voordat het project begint, zal het nooit naar ieders tevredenheid worden afgerond zonder mogelijk meerwerk.
In het ergste geval kunnen belanghebbenden tegenstrijdige doelen hebben die niet met elkaar overeen kunnen komen.
De scope van het project vormt de basis voor het planningsproces en definieert de eindpunten die vaststellen of het project succesvol is afgerond, terwijl de onderlinge afhankelijkheden tussen processen en middelen en eventuele kritieke fases in de uitvoering van het project worden erkend.
Projectscope vs productscope
Het is belangrijk om het verschil tussen de projectscope (projectomvang) en de productscope (productomvang) goed te begrijpen om verwarring bij belanghebbenden te voorkomen.
Vooral eindklanten zullen gefocust zijn op het product in plaats van op het project, waardoor mogelijk verwarring kan ontstaan tussen deze twee verschillende dingen.
De productscope is eigenlijk een complete lijst van kenmerken en functionaliteit van een product of dienst. Het beschrijft de mogelijkheden van het product vanuit het oogpunt van belanghebbenden, zoals eindklanten en eindgebruikers. Deze scope is gericht op factoren zoals de mogelijkheden, bruikbaarheid en interfaces van het product.
Aan de andere kant is de scope van een project de lijst met acties die nodig zijn om het product te leveren, van de resources en technologie tot de processen en financiën. Daarom moet de projectscope de productscope kennen, maar gaat daarin verder om te definiëren hoe het product succesvol zal worden opgeleverd.
De projectscope kan ook wel de werkomschrijving worden genoemd, hoewel deze term in de praktijk vaker wordt gebruikt om de productscope of simpelweg de eisen van de klant te definiëren.
Hoewel deze vereisten de basis vormen van de projectscope, bevat dit geen interne wisselwerkingen en beperkingen die niet zichtbaar zijn voor de klant.
Wat zijn de 5 stappen voor het bepalen van de scope?
1. Bepaal het projectdoel
Elk project heeft een doel, een reden van bestaan. Dit kan het ontwikkelen van een nieuw product zijn, het verbeteren van een bestaand product, het creëren van een dienst of het onderzoeken van een technologie. De lijst met mogelijke redenen is eindeloos. Het belangrijkste is dat iedereen die bij het project betrokken is, deze informatie moet opschrijven om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden het doel begrijpen.
2. Overeenkomst van doelstellingen
Er moet een overeengekomen reeks doelen en doelstellingen zijn voor alle belanghebbende die betrokken zijn bij het opleveren van het project om het doel van het project te bereiken. Projectmanagement, ontwikkelaars, marketingteam, financiële afdeling. Iedereen moet het eens zijn en werken aan gemeenschappelijke einddoelen om het project tot een succes te maken. Doelstellingen omvatten ook meer dan de functionele vereisten van een eindproduct of dienst. Factoren als het vereiste kwaliteitsniveau of het voldoen aan specifieke wet- of regelgeving zijn evenzeer cruciaal voor succes. Het is ook belangrijk om eventuele uitsluitingen van de projectscope te definiëren om een volledig beeld te krijgen.
Deze doelstellingen moeten volledig en ondubbelzinnig zijn om misverstanden tussen de verschillende teams en hun verschillende interpretaties van terminologie te voorkomen.
Daarom wordt aanbevolen dat de definitie van doelen en doelstellingen de SMART-richtlijnen volgen.
Specifiek – duidelijke en nauwkeurige definities die dubbelzinnigheid uitsluiten
Meetbaar - zodanig gedefinieerd dat voortgang en voltooiing worden gekwantificeerd
Acceptabel – voltooiing kan worden bereikt met de beschikbare resources
Realistisch - voltooiing kan worden gerealiseerd onder normale werkomstandigheden
Tijdsgebonden - voltooiing kan worden bereikt binnen het vereiste tijdsbestek
3. Voldoe aan de verwachtingen van de klant
De klant van elk project, of het nu de entiteit is die het project financiert of de eindgebruiker van een product of dienst, moet ervan overtuigd zijn dat de doelstellingen en doelen aan hun verwachtingen zullen voldoen.
De klanten kunnen externe partijen zijn of interne teams binnen de organisatie die het project uitvoert. Daarom is het belangrijk dat een volledige lijst van alle klanten wordt vastgesteld en hun verwachtingen worden verzameld, zodat een samenhang van de doelstellingen en doelen van het project duidelijk kan worden gedefinieerd.
Verwachtingen bepalen doorgaans het budget, de deadlines en de mijlpalen voor een project.
Het projectplan balanceert deze verwachtingen met de doelen en doelstellingen om de haalbaarheid van het project met de beschikbare middelen vast te stellen.
4. Afhankelijkheden en beperkingen
Een succesvolle afronding van een project is doorgaans afhankelijk van de voldoening van externe afhankelijkheden en binnen bekende beperkingen.
Daarom moeten deze afhankelijkheden en beperkingen worden geïdentificeerd voordat het project begint, zodat plannen kunnen worden opgesteld om ervoor te zorgen dat aan de afhankelijkheden wordt voldaan.
Restricties worden gedefinieerd als beperkingen voordat ze van invloed zijn op het project.
Afhankelijkheden kunnen de beschikbaarheid van technologie of resources zijn die nodig zijn om een proces te voltooien, wat alleen kan wanneer een voorafgaand proces is afgerond. De afhankelijkheid van een externe leverancier om een dienst te leveren of de beschikbaarheid van investeringen die nodig zijn om een ontwikkelingsfase te financieren voordat deze kan beginnen.
Beperkingen kunnen een gebrek aan de beschikbare resources of faciliteiten zijn die alleen beschikbaar zijn in bepaalde perioden, of beperkingen in cashflow die de snelheid van processen kunnen beïnvloeden.
Afhankelijkheden en beperkingen kunnen absolute zekerheden zijn of het gevolg zijn van onzekerheid of aannames in de projectplanning.
Het is belangrijk dat ze worden geïdentificeerd en duidelijk worden gecommuniceerd, zodat alle belanghebbenden op de hoogte zijn. Vervolgens kunnen maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat ze een succesvolle afronding van het project niet in de weg staan.
5. Change management
Ontwikkelingsbedrijven kennen het belang van effectieve change management processen in ontwikkelprocessen.
Hetzelfde is van toepassing op de definitie van de projectscope.
Elke verandering kan een enorme invloed hebben op het project, dus veranderingen moeten worden gecontroleerd, impactanalyses moeten worden uitgevoerd op de doelen en doelstellingen en bevestigen dat aan de verwachtingen van de klant wordt voldaan.
Voorbeeld van een projectscope
Dus hoe stel je een project scope samen?
De uitwerking hiervan neemt doorgaans de volgende structuur aan, waarmee je een template kan samenstellen voor de eigen scope van het projectdocument:
1. Samenvatting
Een beschrijving van de scope van het project, de doelen en doelstellingen.
2. Klantverwachtingen
Een lijst van alle betreffende klanten van het project, zowel extern als intern, samen met hun uitgesproken verwachtingen.
3. Product-/servicebeschrijving:
Een beschrijving van het project of de dienst die het project zal opleveren en of dit voldoet aan de verwachtingen van de klant en de eindgebruiker.
4. Functiebeschrijving:
Het project moet een doel hebben en dat doel is om in een behoefte te voorzien. Er komt een lijst met functies of features die in het eindproduct of de dienst zijn inbegrepen om aan deze behoefte te voldoen. Dit gaat doorgaans over de functionele vereisten van de klant, maar bevat ook eventuele aanvullende interne vereisten die mogelijk zijn vastgesteld in de ontdekkingsfase of het onderzoek naar de haalbaarheid.
5. Technologiebeschrijving:
De technologie die nodig is om het project te implementeren moet worden vastgelegd, inclusief details over de huidige beschikbaarheid en de vereisten om nieuwe technologie te gebruiken wanneer het project dit vereist.
6. Procesbeschrijving
Ook de bedrijfs- en ontwikkelingsprocessen die nodig zijn om het project te implementeren, moeten worden vastgelegd, inclusief details over de huidige beschikbaarheid en eventuele gaten in de capaciteit die moeten worden opgevuld wanneer het project dit vereist.
7. Aannames, afhankelijkheden en beperkingen
De projectplanning moet rekening houden met de aannames, afhankelijkheden en beperkingen die tijdens het definiëren van de scope zijn vastgelegd. Een uitgebreide lijst zorgt ervoor dat er niets over het hoofd wordt gezien en dat de mogelijke impact op het succes van projecten bekend is.
Een lijst van alle mogelijke aannames en afhankelijkheden die zijn gekoppeld aan een risicoanalyse om de impact te meten van wanneer een taak niet kan worden uitgevoerd, samen met eventuele vastgestelde risicobeperkende maatregelen.
Een lijst met alle project beperkingen.
8. Key Deliverables
Een belangrijk element is een allesomvattende lijst met projectresultaten, van producten tot documentatie, certificeringsbewijs tot gebruikershandleidingen. Deliverables kunnen meerdere doelen hebben en op meerdere manieren worden toegepast, van interne documentatie die nodig is om het ontwikkelingsproces te ondersteunen, marketingmateriaal om de verkoopactiviteiten te ondersteunen tot de door de klant gevraagde producten.
Een volledige lijst van alles wat moet worden opgeleverd, zorgt ervoor dat er niets wordt gemist en dat de productie van deliverables wordt opgenomen in het projectplan met de benodigde middelen om deze te bewerkstelligen.
9. Projectplan overzicht
De projectscope zal de informatie verschaffen die nodig is om een projectplan in hoofdlijnen op te stellen.
Het schetsplan zal moeten verifiëren dat er voldoende resources beschikbaar zijn om te voldoen aan de verwachtingen van de klant met betrekking tot deadlines en budget binnen de bekende beperkingen.
Het plan is afhankelijk van het feit dat alle aannames correct zijn en dat aan alle afhankelijkheden wordt voldaan.
Het plan zal de basis vormen voor de interne projectmanagement planning en de toewijzing van middelen bepalen.
Hoe schrijf je een projectscope?
Een project kan veel doelen en doelstellingen hebben die worden bepaald door een verscheidenheid aan belanghebbenden.
Daarom is het essentieel dat de scope van het project duidelijk wordt vastgelegd en overeengekomen met alle belanghebbenden om dubbelzinnigheid, tegenstrijdigheden of ontbrekende doelstellingen, die later rampzalig kunnen blijken voor het succes van het project wanneer de afwezigheid wordt opgemerkt, te voorkomen.
Om dit te realiseren zijn voldoende resources en effectief projectbeheer nodig om dit fundamentele element van het projectprogramma te bewerkstelligen.
De sleutel tot het schrijven van een goede projectscope is het in kaart brengen van alle belanghebbenden en het systematisch en consistent vastleggen van hun doelen en doelstellingen. Dit resulteert in een bepaalde set van doelen en doelstellingen die zal bepalen of het project een succesvolle afronding heeft.
Het analyseren van deze doelen en doelstellingen zal de veronderstellingen, afhankelijkheden en beperkingen van het project bepalen.
Met deze factoren zal de planning een projectplan samenstellen dat onder alle voorspelde omstandigheden van toepassing blijft en door de belanghebbenden kan worden gecontroleerd.
Een complete projectscope levert een allesomvattend projectplan en vergroot de kans op een succesvolle afronding op tijd en binnen budget aanzienlijk.
Waar het op neerkomt
Een duidelijk gedefinieerde projectscope zorgt ervoor dat iedereen begrijpt wat er van hen wordt verwacht bij de uitvoering van het project en zorgt ervoor dat iedereen kan samenwerken naar een gezamenlijk overeengekomen einddoel.
Het voorkomt ook onverwacht problemen met de projectscope, waarbij ondoordachte wijzigingen worden toegepast als gevolg van ontbrekende elementen uit de originele scope die niet zijn opgemerkt voordat het project in uitvoering was.
Een volledige, juiste en samenhangende projectscope zal de kans op succesvolle afronding van het project aanzienlijk vergroten door aan de verwachtingen van de klant te voldoen.
