Vaste Prijs of Contract op Basis van Tijd en Materiaal: Welke Keuze Maak Je?

Een belangrijke overweging in het uitbesteden van softwareontwikkeling is het bepalen van de juiste contractuele regeling die moet worden gebruikt.

Deze keuze kan mogelijk van invloed zijn op de relatie met klant of leverancier, invloed hebben op het financiële resultaat en het uiteindelijke resultaat. Daarbij is het ook cruciaal om op te merken dat het contractmodel aansluit op de bedrijfsprocessen en de behoeftes van de organisatie.

De twee meest voorkomende prijsmodellen voor softwareontwikkeling zijn: Vaste Prijs en contracten op basis van Tijd & Materiaal.

Deze twee modellen bevatten het maken van verschillende veronderstellingen met betrekking tot het project en verschillende benaderingen van het softwareontwikkelingsproces. Het Fixed Price-model (vaste prijs) benadert productontwikkeling op een lineaire, sequentiële manier, terwijl het Time & Material-model (tijd & materiaal) het beschouwt als een doorlopend en repeterend proces.

Beide modellen zijn het meest geschikt voor specifieke softwareontwikkelingsprojecten met zowel voordelen als beperkingen die in dit artikel worden besproken.

Fixed Price-model

In een model met een vaste prijs definieert de klant vooraf zakelijke vereisten en verwachtingen, die de softwareontwikkelaar gebruikt om een ​​gedetailleerde projectomvang te creëren, waarbij een schatting wordt gemaakt van de deadlines en kosten van het project.

Deze schatting vormt de basis van een contract met een vaste prijs als betalingsregeling, waarbij de softwareontwikkelaar (leverancier) expliciet de werkomvang, kosten en tijdlijnen van een project schetst via een offerte aan de klant.

De betaling kan in termijnen zijn met een eerste aanbetaling, verschillende betalingen gespreid over projectfasen of via mijlpalen met de laatste betaling bij afronding van het project.

Het belangrijkste om op te merken is dat het totale prijskaartje vooraf wordt vastgesteld en bepaald.

Wanneer gebruik je dit?

Een vaste prijs is bij uitstek geschikt voor de volgende softwareprojecten of scenario's:

1. Het ontwikkelen van een Minimum Viable Product (MVP).

Dergelijke projecten vereisen de ontwikkeling van een specifieke functies om een ​​productidee in de praktijk te testen om early-adopter-klanten aan te trekken. Het is de meest kale versie van een softwareproduct dat bestaat en een zakelijke behoefte oplost. Meestal is dit een eenmalige klus zonder vooruitzicht van toekomstige verbeteringen of onderhoud.

2. Uitbestede projecten met een snelle doorlooptijd van één tot drie maanden.

Dergelijke projecten kunnen zijn:

• Ontwikkeling van landing pages

• Ontwikkeling van CMS-websites vanuit een bestaand sjabloon

• Plug-ins of extensies

• Kleine bugfixes

3. Projecten met een beperkte omvang en vast budget.

Voordelen

1. Minimale budgetrisico's: Aangezien de volledige projectkosten aan het begin van het project worden bepaald, krijgen zowel de klant als de leverancier een duidelijke prognose van het budget.

2. Voorspelbaarheid van de resultaten: Het hebben van een vaste prijs, expliciete vereisten en het vaststellen van specifieke deadlines zorgt ervoor dat het project op tijd en binnen het budget wordt voltooid. Dit is echter meestal alleen mogelijk voor kleine projecten met gedetailleerde eisen, een duidelijke scope en korte levertijden.

3. Eenvoudig beheer: Het vooraf bepalen van projectvereisten en prijsafspraken helpt het projectbeheer te stroomlijnen. Bovendien vermindert een model met een vaste prijs ook de interactie tussen klant en leverancier door het vermijden van routinematige beoordelingen en de controle op mijlpalen in elke fase van het project.

Beperkingen

1. Gebrek aan flexibiliteit: Projecteisen worden in eerste instantie vastgesteld, met weinig of geen ruimte om de scope op enig punt in het project aan te passen. Uitbreiding van de projectomvang kan na goedkeuring van de leverancier meestal extra kosten met zich meebrengen.

2. Lange planningsfase: De tijd die nodig is om gedetailleerde projectspecificaties op te stellen, uitgebreide risicoanalyses uit te voeren en projectkenmerken te plannen, kan weken of maanden duren, afhankelijk van de projectcomplexiteit, waardoor het project langzaam op gang komt. Dit komt omdat zowel de klant als de leverancier ervoor moeten zorgen dat er geen gaten zijn, die leiden tot schade aan de reputatie of verspilling van geld.

Time & Material-model - Een flexibele aanpak

Het model op basis van tijd en materiaal lost de beperkingen van het vaste-prijsmodel op door gebruik te maken van een flexibele contractuele overeenkomst tussen de klant en de leverancier, waardoor een langdurige planningsfase niet noodzakelijk is.

In een tijd- en materiaalmodel brengt de softwareontwikkelaar de klant kosten in rekening op basis van een uurtarief van de tijd die is besteed aan het ontwikkelen en de materiaalkosten. Dit contract omvat doorgaans een uur-, week of maandtarief, voorwaarden voor de aanschaf van bepaalde materialen en vooraf bepaalde deadlines.

Een T&M-model houdt ook rekening met ook de fijne kneepjes van softwareontwikkeling, zoals dynamische vereisten, software-upgrades en ongepland onderhoud als onbekende variabelen van het project.

Omdat dit contract het mogelijk maakt om dynamische wijzigingen op te nemen in een reeds overeengekomen scope, heeft het T&M-model meestal de voorkeur van zowel klanten als leveranciers boven een model met een vaste prijs.

Wanneer gebruik je dit?

Een Time-and-Material-model is bij uitstek geschikt voor de volgende softwareprojecten of scenario's:

• Middelgrote tot grootschalige softwareprojecten met veranderende eisen.

• Projecten met een scope die nog niet helemaal bekend is.

• Projecten waarbij je de flexibiliteit wilt om de projectomvang of workloads aan te passen.

Voordelen

1. Snellere configuratie. De opdrachtgever hoeft in eerste instantie niet de volledige projectomvang en alle eisen te specificeren. Daardoor kan het project veel sneller van start gaan.

2. Flexibiliteit: De klant kan de scope van het project uitbreiden, nieuwe vereisten toevoegen, gebruikersfeedback opnemen om nieuwe functies aan te passen of toe te voegen, of zelfs het project in een andere richting draaien.

3. Verbeterde controle en kwaliteitsborging: De klant wordt meer betrokken bij de beslissingen die tijdens het project worden genomen en heeft dus meer controle over het ontwikkelingsproces. De klant kan het product continu testen om te controleren of het aan de gestelde eisen voldoet.

4. Behoudt vertrouwen: Dit model staat vaak bekend als een contract dat is gebaseerd op een relatie tussen klant en leverancier. Hoewel de klant vertrouwen toont door in te stemmen met een dergelijke werkregeling, moet de leverancier leveren volgens de scope om zijn reputatie niet te schaden.

Beperkingen

Bij een T&M-contract gaat het om een ​​samenwerkingsproces dat vaak de volledige betrokkenheid van de klant vereist.

Inconsistentie op het gebied van budget en deadlines kunnen ook een reden tot zorg zijn, maar deze kunnen worden aangepakt door KPI's op te stellen om de voortgang te meten en te zorgen voor regelmatige releases.

Conclusie

Het gekozen contractmodel voor een softwareproject hangt af van verschillende factoren, zoals de omvang, scope en toegewezen budget.

Het fixed price model werkt voor kleine projecten met een duidelijk omschreven scope. De fijne kneepjes van softwareontwikkeling zijn echter soms onvoorspelbaar wat het lastig maakt om de totale inspanning precies te bepalen. Om hierbij te helpen, biedt een contract op basis van tijd en materialen de flexibiliteit om de scope te herzien met een grotere transparantie van de inspanningen.

Hoewel de use-cases kunnen verschillen, projecten met grote budgetten, hoge complexiteit en aanzienlijke blinde vlekken, heeft een tijd- en materiaalmodel meestal de voorkeur boven een model met een vaste prijs.