De 5 fasen van de levenscyclus van projectmanagement voor succesvolle projecten
#product strategy #project management
Het doorlopen van de verschillende fasen van de projectlevenscyclus leidt tot een verhoogde kans op het succesvol opleveren van projecten.
In dit artikel nemen we de levenscyclus van projectmanagement door en hoe deze is gestructureerd in verschillende fasen. De verschillende fasen kennen kan je helpen om ervoor te zorgen dat alles wordt aangepakt waarmee rekening moet worden gehouden.
Wat is de levenscyclus van projectmanagement?
De levenscyclus van een project kan worden gedefinieerd als een raamwerk van verschillende fasen op hoog niveau die helpen om een idee op een georganiseerde manier te realiseren.
De levenscyclus van projectmanagement kent vijf hoofdfasen. Dit zijn projectinitiatie, projectplanning, projectuitvoering, projectbewaking en -controle en projectafsluiting.
Al deze fasen zullen achtereenvolgend worden besproken.
De projectlevenscyclus in 5 fasen
Projectinitiatie
In dit vroege stadium van de levenscyclus van projectmanagement is het doel om te bepalen of het project van start kan gaan.
Dit betekent dat wordt bekeken of het project haalbaar is. Een ander belangrijk aspect van deze fase is het verantwoorden dat het project de moeite waard is.
Zodra er een businesscase is om door te gaan, wordt een projectmanager aan het project toegewezen en wordt het project gestart. Op hoog niveau worden de deliverables vastgesteld en worden de teams samengesteld die hierbij betrokken zullen zijn.
Project planning
Planning is de allerbelangrijkste fase in de levenscyclus van een project. Tijdens deze fase is planning nodig op de volgende gebieden:
Projectplan - in het projectplan worden de verschillende taken vastgelegd die moeten worden uitgevoerd, de fasen waaraan moet worden gewerkt en alle variabelen binnen het project. Het resultaat is een Gantt-diagram en een Work Breakdown Schedule (WBS) die iedereen helpt te begrijpen wat ze moeten doen en wanneer.
Resourceplan - in het resourceplan wordt vastgelegd hoeveel mensen nodig zijn voor de taken en hoeveel tijd ze nodig hebben. Er moeten ook financiële middelen worden overwogen om ervoor te zorgen dat het project binnen de begroting kan worden uitgevoerd.
Risicobeheerplan - in het risicobeheersplan worden de belangrijkste risico's vastgelegd die van invloed kunnen zijn op het project. Het schat de kans in dat eventuele problemen zich voordoen en de impact die ze zouden kunnen hebben als ze zich voordoen. Het plan laat zien hoe de risico's worden gemitigeerd.
Communicatieplan - hierin wordt vastgelegd n met wie en wanneer moet worden gecommuniceerd. In dit plan moet staan hoe vaak met de verschillende stakeholders moet worden gecommuniceerd en wat in deze communicatiemomenten moet worden besproken.
Acceptatieplan - in het acceptatieplan staat duidelijk staan de criteria waaraan moet worden voldaan om een taak als voltooid te beschouwen.
Project uitvoering
In deze fase van de projectlevenscyclus gaat iedereen aan de slag met het gedefinieerde projectplan. De verschillende fasen worden gevolgd en de activiteiten worden in elke fase uitgevoerd zoals gepland. De projectmanager houdt de deliverables en milestones bij om ervoor te zorgen dat het project volgens plan verloopt. Als er iets niet in orde is, zal de projectmanager stappen moeten ondernemen om dit in goede banen te leiden.
Tijdens deze fase moeten teamleden goed worden geïnformeerd over wat er van hen wordt verwacht. In sommige gevallen kan training nodig zijn. Ook hebben teamleden begeleiding nodig over het gewenste kwaliteitsniveau en het acceptatieplan. Dit helpt ervoor te zorgen dat aan de voorwaarden wordt voldaan.
In deze fase dient het communicatieplan zorgvuldig te worden gevolgd. Alle stakeholders moeten op de hoogte worden gehouden van de voortgang van het project met een passende frequentie, afhankelijk van de betreffende stakeholder. Te veel of te weinig communiceren kan leiden tot problemen tijdens het project.
Projectbewaking en -controle
Tijdens het project, is projectbewaking en -controle een belangrijke fase in de levenscyclus van projectbeheer. Deze fase bestaat uit een aantal facetten die moeten worden gecontroleerd:
Kosten - de projectkosten moeten regelmatig worden gecontroleerd, zodat je grip erop behouden blijft. Als je dit niet doet, kunnen de projectkosten te hoog oplopen. Dit leidt dan weer tot ontevreden bij de stakeholders, dus het is van groot belang om dit onderdeel te beheersen.
Tijd - de tijd moet worden bewaakt om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft en dat er voldoende tijd is toegewezen aan taken. Zo niet, dan moet de projectmanager bijsturen om ervoor te zorgen dat het project op tijd af is.
Risico's – risicobewaking is ook essentieel om ervoor te zorgen dat risico's worden beperkt naarmate het project vordert. Het kan zijn dat sommige risico's in de loop van het project pas gaan spelen of de impact hiervan groter wordt. Door maatregelen te nemen om deze risico's te beheersen, voorkom je vertraging of stuklopen van het project.
Change / Scope – naarmate een project vordert, zijn er vaak veranderingen nodig in de scope. Het doel van het bewaken en beheren van de project scope en nodige wijzigingen is om ervoor te zorgen dat eventuele wijzigingen die moeten worden aangebracht belangrijk genoeg zijn.
De andere reden om dit te doen, is ervoor te zorgen dat de ondernemer zich bewust is van de impact op tijd en kosten van het doorvoeren van deze wijzigingen. Op deze manier kan een weloverwogen beslissing worden genomen om wel of niet door te gaan.
Kwaliteit – het bewaken van de kwaliteit zorgt voor een tevreden klant aan het einde van het project.
Acceptatie – tijdens de testfase van het softwareproject is het monitoren van de gebruikersacceptatie noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het project aan de gebruikersbehoeften voldoet.
Projectafsluiting
De laatste fase is de projectafsluiting. Dit is de fase van de project die vaak over het hoofd wordt gezien door projectmanagers. Dit is uiteraard niet bevorderend, omdat in de afsluitingsfase belangrijke stappen moeten worden genomen die niet mogen worden overgeslagen.
Er zijn verschillende factoren waarmee rekening moet worden gehouden in deze fase. Deze omvatten het beoordelen of de projectdoelen zijn bereikt en in welke mate. De teamprestatie moet in dit stadium ook worden geëvalueerd, rekening houdend met de individuele inspanning en effectiviteit.
Een ander belangrijk aandachtspunt tijdens de projectafsluiting is dat alles goed is gedocumenteerd en overgedragen. Dit zorgt ervoor dat eventuele losse eindjes aan elkaar worden geknoopt. Het omvat het beëindigen van eventuele leveranciersovereenkomsten, het overhandigen van documentatie en het ondertekenen van contracten.
Een belangrijk aspect van projectafsluiting is leren van wat goed ging en wat minder goed ging. Het analyseren en evalueren van geleerde lessen helpt bij het effectiever werken de volgende keer dat een project wordt ondernomen. Dit helpt om de prestaties voor toekomstige projecten te verbeteren. Dit is belangrijk om wendbaarder te worden in het beheer van softwareprojecten.
Voorbeelden van de levenscyclus van projectmanagement
Voorbeeld 1: Ontwikkeling van een softwaretool
Projectinitiatie | Een gevestigd bedrijf heeft een kans in de markt ontdekt om een softwaretool te ontwikkelen die nuttig zal zijn voor het bijhouden van de personeelsuren. In de projectinitiatiefase wordt de mogelijke markt als groot ingeschat. De kosten van het uitvoeren van het project worden geschat, evenals de tijd om het op te leveren. Het project krijgt het startsein. Een gespecialiseerde projectmanager wordt aangetrokken om het werk te leiden en te overzien. |
| Project planning | De projectmanager maakt een projectplan. Bij het ingaan op de gedetailleerde planning realiseert hij zich dat voor een deel specialistische hulp nodig zal zijn om het softwareproject op te leveren. Hij signaleert dit aan de ondernemer. Dit verhoogt de projectkosten met €2000, maar de bedrijfseigenaar besluit dat het project toch door kan gaan. De interne staf wordt geïnformeerd over hun rol. |
| Project uitvoering | Het project gaat van start. De projectmanager houdt dagelijks toezicht op de activiteiten en zorgt ervoor dat iedereen op koers blijft. Een persoon breekt haar arm en gaat ziek weg. Door samen te werken met de manager van het ontwikkelteam, kan de projectmanager onderhandelen dat een andere persoon kan ingrijpen om zijn plaats in te nemen. |
| Projectbewaking en -controle | Naarmate het project vordert, denkt de ondernemer plotseling dat het leuk zou zijn om een andere functie toe te voegen aan de ontwikkeling van het softwareproject. Met behulp van het wijzigingsproces benadrukt de projectmanager de bedrijfseigenaar dat dit de kosten van het project met €50.000 zal verhogen en zal leiden tot een vertraging van drie maanden voor de oplevering van het project. De ondernemer besluit de wijziging niet door te voeren en het project gaat door zoals gepland. |
| Projectafsluiting | Tijdens de afsluitingsfase wordt bij de evaluatie van het project vastgesteld dat de vereisten tijdens de projectinitiatie beter hadden kunnen en moeten worden gedefinieerd. Dit zou hebben geholpen om te voorkomen dat er nog een kenmerk werd geïdentificeerd dat laat in het proces nodig was en dat niet kon worden ondergebracht. Het team stemt in met een strengere sign-off fase van de projectvereisten voor toekomstige projecten. |
Voorbeeld 2: Een startup verhuist naar nieuw kantoor
| Projectinitiatie | Een klein startend bedrijf is zijn bestaande kantoorruimte ontgroeid. Het bedrijf moet verhuizen naar een nieuwe locatie en dat is niet alleen haalbaar, maar ook essentieel. De officemanager wordt aangesteld als projectmanager en die vindt een nieuw kantoor. Het project gaat van start. |
| Project planning | De projectmanager stelt het projectplan op. Het is duidelijk dat er in het laatste weekend in het oude kantoor veel werk verzet moet worden voor de verhuizing, klaar om maandagochtend in het nieuwe kantoor te beginnen. Dit start een discussie tussen de projectbelanghebbenden van verschillende teams om ervoor te zorgen dat mensen beschikbaar kunnen en zullen zijn wanneer dat nodig is. Er worden risico's geïdentificeerd, waaronder de mogelijkheid dat de telefoonlijnen om technische redenen aan het begin van maandagochtend niet goed werken. |
| Project uitvoering | De voorbereiding van de verhuizing wordt zoveel mogelijk in de week ervoor gedaan. Voorafgaand aan de verhuizing wordt iedereen goed geïnformeerd. De teams pakken hun kantoorartikelen in en labelen ze zoals gevraagd. De projectmanager is op zaterdag en zondag ter plaatse en leidt de werkzaamheden. |
| Projectbewaking en -controle | Dankzij een goede planning verloopt het project vlekkeloos. Het telefoonbedrijf kan niet garanderen dat de telefoons werken voor maandag 9.00 uur. Er wordt een bericht naar de klanten gestuurd om door te geven dat ze op maandag bereikbaar zijn op hun mobiele nummers in plaats van de vaste lijn om dit probleem te verkleinen. |
| Projectafsluiting | Er wordt nog een laatste check gedaan in het oude kantoor om te zien of alles klaar is en de sleutels worden ingeleverd. Iedereen is het erover eens dat het project soepel is verlopen en dat de klanten zeer tevreden waren met de goede service die het bedrijf bood, ondanks het feit dat ze verhuisden. |
Waar het op neerkomt
Inzicht hebben in wat er gebeurt in de verschillende fasen van de levenscyclus van een project bevorderd de kans op het soepel laten verlopen van projecten.
Enkonix biedt projectmanagement voor digitale programmeerprojecten. We kunnen je helpen het project door de verschillende fasen van de levenscyclus van projectbeheer te leiden, zodat strategie, ontwerp en engineering volledig in overweging worden genomen.
Neem contact met ons op om erachter te komen hoe we kunnen helpen.
